Centrum pomocy

FAQ - Najczęściej zadawane pytania

Jak skorzystać z ulgi przysługującej na zakup kasy fiskalnej?

Podatnicy, którzy rozpoczną ewidencjonowanie obrotu w obowiązujących terminach, mogą skorzystać z tzw. ulgi na zakup kasy, czyli odliczyć (lub uzyskać zwrot) w wysokości 90% ceny zakupu netto kasy, nie więcej niż 700 zł (art. 111 ust. 4 ustawy o VAT). Ulga ta przysługuje jednak tylko w stosunku do nowych kas, czyli takich, które zostaną zgłoszone na dzień rozpoczęcia (powstania) obowiązku ewidencjonowania.

Odliczyć VAT naliczony z faktury zakupu kasy na zasadach ogólnych, czyli pod warunkiem istnienia związku zakupu z działalnością opodatkowaną (art. 86 ust. 1 ustawy o VAT),
Podatnikom, którzy nie rozliczają VAT (np. korzystają ze zwolnienia z VAT ze względu na obroty), urząd skarbowy dokonuje zwrotu ulgi na zakup kasy rejestrującej w terminie do 25. dnia od daty złożenia wniosku w tej sprawie (art. 111 ust. 5 ustawy o VAT).

1. Sposób postępowania i niezbędne dokumenty:

2. Zawiadomienie przed instalacją kasy,

3. Zawiadomienie o miejscu instalacji kasy,

Wniosek o zwrot kwoty wydatkowanej na zakup kasy fiskalnej (dla korzystających ze zwolnienia VAT).

Jak zaprogramować nazwy towarów lub usług w kasie?

Od wejścia w życie nowego rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących wiele wątpliwości wśród podatników budzi przepis dotyczący informacji umieszonej na paragonie, wg którego paragon fiskalny powinien zawierać m.in. nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację.

12 września 2013 r. Ministerstwo Finansów wydało interpretację ogólną, w której wyjaśnia jak dane sformułowanie ma być rozumiane. W przedstawionym stanowisku, jeżeli przykładowo podatnik dokonuje sprzedaży 5 odmian jabłek i wszystkie są w jednakowej cenie, podatnik może, co do zasady, zaprogramować na kasie nazwę np. „jabłka”. Jeżeli jednak podatnik sprzedaje np. pomidory i pomidory na gałązce, przy czym oba towary mają różną cenę za kilogram, powinien, co do zasady, oddzielnie je identyfikować. Oznacza to, iż sposób prowadzenia jednoznacznej identyfikacji należy ściśle uzależniać od tego, jaki podatnik posiada asortyment, a co za tym idzie kwestia rozpatrzenia nazwy na paragonie będzie zawsze uzależniona od specyfiki prowadzonej przez podatnika działalności.

Co podczas kontroli w zakresie prowadzenia ewidencji sprzedaży przy pomocy kasy fiskalne sprawdza pracownik urzędu skarbowego?

• stan techniczny kasy,
• nienaruszalność plomb,
• numer fabryczny, unikatowy i ewidencyjny (umieszczony w sposób trwały na obudowie kasy),
• książkę serwisową (musi znajdować się w miejscu instalacji kasy),
• nazwy i przyporządkowanie stawek VAT do towarów lub usług,
• ważność obowiązkowego przeglądu technicznego,
• obsługę klienta (w zakresie wydawania paragonów).

Jak często i czy należy robić kopię karty SD?

W rozporządzeniu brak informacji na temat obowiązku wykonywania kopi karty SD. Wspomina się jedynie o bieżącej kontroli w zakresie prawidłowego i terminowego przekazu danych do archiwizowania.

Kasy oraz drukarki fiskalne z tzw. kopią elektroniczną wyposażone są w jedną stację mechanizmu drukującego, drukującą oryginały paragonów, raporty, itp. Kopia wszystkich wydruków zapisywana jest na elektronicznym nośniku danych. Podczas pracy kasy elektroniczna kopia zapisywana jest w podręcznej pamięci urządzenia – istnieje więc możliwość pracy urządzenia bez karty SD (2 dni). Praca taka sygnalizowana jest przez kasę specjalnym komunikatem (np. mrugającą diodą). Przepisanie danych z pamięci podręcznej na kartę SD następuje wraz z wykonaniem raportu dobowego, po wcześniejszej weryfikacji poprawności danych zapisanych uprzednio na karcie SD, w stosunku do danych zapisanych w pamięci fiskalnej kasy. Każdy zapis na kartę SD opatrzony jest specjalnym podpisem elektronicznym, którego „odcisk” zapisywany jest w pamięci fiskalnej. Raport dobowy (wydruk) z urządzeń z elektroniczną kopią rozbudowany jest o dodatkowe dane (narastające liczniki sprzedaży w poszczególnych stawkach od początku działania kasy fiskalnej). Istnieje możliwość wydrukowania (w tradycyjny sposób) kopii każdego wydruku zarejestrowanego w podręcznej pamięci oraz na karcie SD.

Uszkodzenie pamięci podręcznej (reset, przekłamanie) przed zapisaniem kopii wydruków na kartę kopii elektronicznej SD powoduje utratę danych z utargu od ostatniego raportu dobowego. W tradycyjnych kasach była możliwość „odtworzenia” danych o sprzedaży z rolek papierowych. Jedynie kasy z kopią elektroniczną produkcji Novitus posiadają dodatkową, wewnętrzną kartę uSD, na której równolegle zapisywane są wszystkie dane z karty zewnętrznej SD, dostępnej dla użytkownika. W przypadku awarii bądź uszkodzenia danych na zewnętrznej karcie SD jej zgubienia lub zniszczenia, wszelkie dane na niej zapisane mogą być odtworzone z wewnętrznej karty uSD lub naprawione przez program urządzenia. (nie wymaganego przez Rozporządzenie Ministerstwa Finansów). Dlatego z powodu szczególnej dbałości o bezpieczeństwo danych, jak i czasu potrzebnego do weryfikacji zapisów na zewnętrznej karcie SD (wraz z narastającą ilością danych) sugerowalibyśmy procedurę zamknięcia karty pamięci np. po zakończeniu roku kalendarzowego (obrachunkowego)

Aby zakończyć pracę na używanej aktualnie karcie pamięci (np. ze względu na niewielką ilość miejsca, lub chęci zabezpieczenia zapisanych na niej danych) należy wykonać procedurę zamknięcia karty pamięci. Następnie należy wykonać procedurę otwarcia nowej karty pamięci. Zostaną na niej zapisane dane z zakończenia poprzedniej karty pamięci .

Zostaną na niej zapisane dane z zakończenia poprzedniej karty pamięci . W zależności od ilości wystawianych paragonów pamięć kopii elektronicznej może wystarczyć na okres od 6 miesięcy do nawet 5 lat. Karta pamięci o pojemności 2GB może pomieścić około jednego miliona 30 - liniowych paragonów (paragon ze sprzedażą ok. 8 pozycji). Jednak im więcej danych zapisanych na karcie pamięci, tym dłużej trwa ich weryfikacja przed zapisem raportu dobowego. Weryfikacja dużej ilości danych w skrajnych przypadkach może trwać nawet 2 godziny.

Czynności zamknięcia i otwarcia nowej karty bądź archiwizację zapisanych na niej danych możesz powierzyć do wykonania nam jako dodatkową usługę serwisową.

Czy warto kupić używaną kasą fiskalną?

Czasami na aukcjach internetowych można spotkać ofertę sprzedaży używanej kasy fiskalnej należącej do jej poprzedniego właściciela w bardzo atrakcyjnej cenie. Aby można było wykorzystać ją do pracy u nowego podatnika muszą być spełnione następujące warunki:

• należy dokonać wymiany modułu fiskalnego w serwisie fabrycznym producenta kasy,
• urządzenie musi posiadać aktualną homologację,
• zakupić nową książkę serwisową kasy.

W przypadku prostych kas fiskalnych koszt powyższych czynności może przekroczyć wartość zakupu nowego urządzenia, które będzie posiadało również gwarancję. Przed takim krokiem polecamy kontakt z nami w celu weryfikacji zawartych w takiej ofercie informacji w celu uniknięcia przykrego rozczarowania „okazyjnym” zakupem.

Kiedy można wystawić fakturę do paragonu?

Sprzedawca ma obowiązek wystawić fakturę na żądanie osoby fizycznej, jeśli osoba fizyczna zgłosi żądanie wystawienia faktury nie później niż w terminie 3 miesięcy – licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty. Termin na wystawienie faktury dla klienta zależy od tego, kiedy zostanie zgłoszone żądanie wydania faktury. W momencie, gdy klient zgłosi chęć otrzymania faktury w miesiącu sprzedaży/otrzymania zapłaty – fakturę należy wystawić najpóźniej do 15-tego dnia kolejnego miesiąca. W przypadku zgłoszenia żądania po zakończeniu miesiąca sprzedaży/otrzymania zapłaty – fakturę należy wystawić najpóźniej do 15-tego dnia od zgłoszenia żądania.

Jakie sankcje grożą za naruszenie obowiązku prowadzenia ewidencji przy użyciu kasy?

W myśl art.111 ust. 2 ustawy o VAT, w przypadku stwierdzenia, że podatnik narusza obowiązek ewidencjonowania przy zastosowaniu kas rejestrujących naczelnik urzędu skarbowego lub organ kontroli skarbowej ustala za okres do momentu rozpoczęcia prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących, dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości odpowiadającej 30% kwoty podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług.

Jak zmienić serwis kasy fiskalnej?

Jeżeli:

• po raz kolejny słyszysz od swojego serwisanta, że przyjdzie jutro i nie przychodzi,
• zaczynasz powątpiewać w fachowość świadczonych usług,
• masz uzasadnione podejrzenia dotyczące kondycji finansowej firmy serwisowej.

MOŻESZ ZMIENIĆ DOTYCHCZASOWY SERWIS !

Wystarczy, że wypełnisz poniższy wniosek skontaktujesz się z nami w kwestii omówienia szczegółów przekazania obsługi serwisowej. Jeżeli natomiast jedyną przesłanką będzie chęć drastycznego obniżenia cen wykonywanych usług przez dotychczasową firmę to pamiętaj o zasadzie, którą sam kierujesz się w swoim biznesie – bardzo trudno być dumnym jedynie z faktu, że jest się tanim.

Wniosek o zmianę obsługi serwisowej tutaj:

Datecs Elzab Farex Posnet

Jak długo może pracować kasa fiskalna?

Często słyszymy że kasa fiskalna pracuje jedynie przez 5 lat. Czy to prawda ?. Pamięci fiskalnej (czyli jej „sercu”) do którego tak naprawdę odnosi się to stwierdzenie nie zapełnia mijający czas rzeczywisty, ilość paragonów czy wartość zarejestrowanego obrotu a jedynie liczba wykonanych dobowych raportów fiskalnych. Większość dostępnych kas na rynku dysponuje liczbą 1830 możliwych do wykonania Raportów Dobowych Fiskalnych a zatem podczas codziennej pracy kasy w roku 1830 : 365 = 5.01 lat ciągłej pracy.

W sytuacji gdy podatnik zaprzestanie dokonywania rejestracji za pomocą kasy fiskalnej ze względu na zapełnienie się pamięci fiskalnej, wymianę modułu czy wymianę kasy na inny model, konieczne jest przedsięwzięcie działań mających na celu zachowanie dokumentacji pracy tej kasy. Prawodawca określił tę procedurę m.in. w § 15 ust. 1 rozporządzenia o kasach. Z przepisu tego wynika, że podatnik powinien kolejno wykonać następujące czynności:

• złożyć wniosek do naczelnika urzędu skarbowego o dokonanie odczytu pamięci fiskalnej kasy (wzór wniosku ) w terminie 7 dni od dnia zakończenia pracy kasy w trybie fiskalnym,
• przy pomocy serwisanta dokonać odczytu zawartości pamięci fiskalnej kasy przez wykonanie raportu rozliczeniowego za cały okres pracy kasy odczyt powinien być zakończony protokołem czynności odczytania zawartości pamięci fiskalnej kasy sporządzonym przez pracownika urzędu skarbowego.
  

Czy warto wymienić zapełniony moduł fiskalny w celu dalszej pracy starej kasy?

Przy prostych modelach koszt czynności i części zbliżony jest do ceny zakupu nowego urządzenia fiskalnego. Przy bardziej zaawansowanych można rozważyć taką ewentualność mając oczywiście na uwadze że wymiana nastąpi w ramach tej samej (starej) homologacji czyli funkcjonalność kasy będzie pozbawiona całej palety nowych możliwości:

• kopia elektroniczna (oszczędność papieru),
• możliwość drukowania NIP-u nabywcy (do kwoty 100 Euro),
• logo graficzne w nagłówku (personalizacja),
• integracja z systemem monitoringu sklepowego (kontrola sprzedawców),
• możliwość drukowania grafiki (kupony),
• dłuższa nazwa towaru- 40 znaków (czytelność paragonu),
• kup 3 szt. zapłać za 2 (promocje),
• obsługa kart lojalnościowych i rabatowych bezpośrednio na kasie (integracja sprzętowa),
• możliwość komunikacji z kasą za pośrednictwem serwera FTP itp.(komunikacja bez granic) i wielu innych.
  

Wymiana modułu nie powoduje udzielenia nowej gwarancji na urządzenie fiskalne.

Jakie obowiązki spoczywają na podatniku podczas używania kasy fiskalnej?

Ewidencjonując sprzedaż na kasie fiskalnej podatnik ma obowiązek przede wszystkim wydać oryginał paragonu klientowi oraz raz na dzień (jeżeli w danym dniu była dokonana sprzedaż) wydrukować raport dobowy (nie później niż przed rozpoczęciem sprzedaży dnia następnego). Ponadto po zakończeniu pracy w danym miesiącu do 25 dnia następnego miesiąca wykonać okresowy pełny raport miesięczny.

Każdy podatnik posiadający kasę musi pamiętać o obowiązkowym przeglądzie, który ma być dokonany co najmniej raz na 24 miesiące.

Stosowanie kasy wyłącznie do własnej ewidencji sprzedaży towarów lub usług.

Jak często należy legalizować wagą?

Obecnie obowiązujące wymagania określone są w rozporządzeniu Ministra Gospodarki z dnia 31 stycznia 2008 r. w sprawie wymagań, którym powinny odpowiadać wagi nieautomatyczne, oraz szczegółowego zakresu sprawdzeń wykonywanych podczas prawnej kontroli metrologicznej tych przyrządów pomiarowych (Dz. U. Nr 26, poz. 152).

Okres ważności pierwszej legalizacji (oceny zgodności) liczy się w latach wg rocznika oceny zgodności (dwie ostatnie cyfry roku obok znaku CE na tabliczce formowej wagi).

Okres ten kończy się po 3 latach licząc od 1 grudnia roku pierwszej legalizacji (oceny zgodności).

Okres ważności następnych legalizacji określany jest w miesiącach i wynosi 25 miesięcy licząc od pierwszego dnia miesiąca, w którym legalizacja została dokonana , cechy legalizacyjne naklejone są na tabliczce firmowej wagi: miesięczna – cyfra rzymska i roczna - dwie cyfry arabskie.

Obowiązkowej legalizacji podlegają wagi do określania masy:

• w obrocie handlowym;
• będącej podstawą obliczania opłat targowych, ceł, podatków, premii, upustów, kar, wynagrodzeń, odszkodowań lub podobnych typów opłat;
• podczas stosowania przepisów prawnych oraz przy wydawaniu opinii w postępowaniach sądowych przez biegłych i ekspertów;
• pacjenta w praktyce medycznej w celu monitorowania, diagnozowania i leczenia;
• przy sporządzaniu lekarstw wydawanych na receptę w aptekach;
• w trakcie analiz przeprowadzanych przez laboratoria medyczne i farmaceutyczne;
• przy paczkowaniu towarów.
  

Nie podlegają obowiązkowi legalizacji wagi używane we wszystkich innych dziedzinach nie podane powyżej, m.in. do stosowania:

• w sporcie i wynikach sportowych;
• do użytku domowego;
• pomiarach geologicznych;
• wewnętrznej kontroli towarów,
• w ramach systemów zapewnienia jakości

Jak często powinien być wykonywany obligatoryjny przegląd techniczny kasy fiskalnej?

Od 1 grudnia 2008 roku wprowadzono zmiany w przepisach związanych z przeprowadzaniem przeglądów technicznych kas fiskalnych. Obowiązkowy przegląd techniczny kasy fiskalnej wykonuje się okresowo, najpóźniej 2 lata od ostatniego przeglądu (lub fiskalizacji ). Obowiązek wykonania przeglądu technicznego wynika z § 7 ust. 1 pkt 6 w zw. z § 16 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z 28 listopada 2008 r. w sprawie warunków stosowania kas rejestrujących. Do obowiązków serwisu należy wykonanie przeglądu (załącznik do rozp. w spr. warunków stosowania kas fiskalnych nr 6 pkt 10), natomiast do podatnika należy przestrzeganie terminu .Korzystając z ulgi przy zakupie kasy (700,00 zł.) a nie dotrzymując terminu przeglądu narażamy się na zwrot odliczonej kwoty (artykuł 111 ust. 6 ostawy o VAT), możemy być również ukarani za wykroczenie skarbowe karą grzywny w wysokości od 1/10 do 20 krotności minimalnego wynagrodzenia bądź w najlepszym wypadku mandatem karnym ,którego wysokość nie przekracza podwójnej wysokości minimalnego wynagrodzenia.

Mając na uwadze w/w „nieprzyjemności” proponujemy wykonywanie przeglądów technicznych w cyklach jednorocznych gwarantujących zawsze dotrzymanie ustawowych terminów przy zachowaniu tych samych warunków cenowych rozłożonych na dwie części.

Nie do przecenienia jest również fakt że czołowi producenci urządzeń fiskalnych: Elzab, Novitus, Posnet uzależniają przedłużenie gwarancji na „serce” kasy czyli moduł fiskalny na okres 5 lat, od wykonywania rocznych przeglądów technicznych.

Czy istnieje obowiązek posiadania kasy rezerwowej?

Przepisy nie obligują podatników do posiadania kasy rezerwowej. Ale wielu z nich decyduje się na zakup takiego urządzenia. Dlaczego? W przypadku awarii urządzenia fiskalnego podatnik nie powinien prowadzić sprzedaży. Wg przepisów serwis ma 48 godz. na podjęcie interwencji i do 14 dni na naprawę uszkodzonego urządzenia. Za brak kasy fiskalnej w takim przypadku lub nie wydawanie paragonu klientowi grożą surowe kary. Dlatego wielu handlowców w celu zachowania ciągłości sprzedaży towarów lub usług w sytuacji awarii decyduje się na zakup tzw. kasy rezerwowej od zakupu , której przysługuje również ulga w wysokości 700,00 zł. (ale jedynie przy pierwszej deklaracji ilości zgłaszanych kas do uruchomienia w firmie).

Czy można anulować błędnie wystawiony paragon?

Po wydrukowaniu (zakończeniu paragonu ) nie można już dokonać korekty za pośrednictwem urządzenia fiskalnego. Korekty w przypadku przyjętych zwrotów, uznanych reklamacji bądź popełnionych oczywistych pomyłek należy sporządzać w odrębnej ewidencji, zgodnie z wytycznymi § 3 ust. 3 - 6 rozporządzenia z 14 marca 2013 r.

KASY IFISKALNE ŁÓDŹ